Jak nakládáme s osobními údaji

Provozujeme schránku, do které tečou hovory a zprávy vašich zákazníků. Tady je, jaké údaje zpracováváme, proč, kde běží a jaká práva mají lidé, kterých se týkají.

Toto je pracovní, vzorové znění zásad ochrany osobních údajů. Finální dokument připravujeme společně s právníkem — konkrétní účely, lhůty, subdodavatelé a identifikační údaje se ještě mohou upřesnit. Účinné od: připravujeme.

Správce a zpracovatel

Role záleží na tom, o jaká data jde:

  • U dat vašich koncových zákazníků (obsah komunikace, kontakty, záznamy hovorů) je správcem zákazník — tedy vy jako uživatel Digifonu. My jsme vůči vám zpracovatel a data zpracováváme podle vašich pokynů a zpracovatelské smlouvy.
  • U údajů, které potřebujeme pro vlastní provoz (fakturace, správa účtu, podpora), vystupujeme jako správce.

Jaké údaje zpracováváme

  • Kontaktní a účetní údaje uživatele — jméno, e-mail, telefon, fakturační údaje, přihlašovací údaje.
  • Obsah komunikace — hovory, SMS a zprávy z WhatsAppu, které přes službu procházejí.
  • Záznamy hovorů — pokud si nahrávání zapnete.
  • Metadata — časy, čísla, směr a stav komunikace, technické a provozní logy.

Účely a právní tituly

  • Poskytování služby — plnění smlouvy s uživatelem.
  • Zpracování pro zákazníka — na základě zpracovatelské smlouvy a pokynů správce (uživatele).
  • Fakturace a účetnictví — plnění právních povinností.
  • Podpora a zabezpečení provozu — oprávněný zájem na fungující a bezpečné službě.

Konkrétní přiřazení účelů a titulů dopřesníme ve finálním znění.

Nahrávání hovorů

Nahrávání je volitelná funkce a stavíme ji kolem českých pravidel:

  • Informační hláška na začátku hovoru — volající je o nahrávání informován.
  • Nastavitelná doba uchování — po jejím uplynutí se záznamy mažou automaticky.
  • Mazání na vyžádání — jednotlivý záznam smažete kdykoli.
  • Právní titul podle účelu — nahrávání navazujete na konkrétní účel, ne „vše pro jistotu“.

Právní titul a účel nahrávání si jako správce nastavuje uživatel. Více o tom, jak k tomu Digifon dává nástroje, najdete na /bezpecnost.

Doba uchování

Údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou pro daný účel nebo po dobu stanovenou právními předpisy (např. u účetních dokladů). Dobu uchování záznamů hovorů si řídí uživatel. Konkrétní lhůty pro jednotlivé kategorie doplníme.

Kde data běží a subdodavatelé

Data provozujeme na infrastruktuře v Evropské unii. Pro poskytování služby využíváme subdodavatele (zpracovatele) — zejména poskytovatele hostingu a infrastruktury a společnost Meta u kanálu WhatsApp, přes jejíž WhatsApp Business Platform zprávy nutně procházejí. Aktuální seznam subdodavatelů uvádíme ve zpracovatelské smlouvě. Konkrétní subdodavatele a jejich role doplníme.

Předávání údajů

Osobní údaje nepředáváme třetím stranám k marketingu. K předání dochází jen v rozsahu nutném pro provoz služby (subdodavatelé výše) nebo tam, kde to ukládá zákon. U kanálu WhatsApp může část metadat procházet infrastrukturou Mety — to platí pro každého, kdo WhatsApp pro firmy používá legálně. Případné předávání mimo EU a jeho záruky doplníme.

Práva subjektů údajů

Lidé, jejichž údaje zpracováváme, mají zejména právo na:

  • přístup k údajům,
  • opravu nepřesných údajů,
  • výmaz („právo být zapomenut“),
  • omezení zpracování,
  • přenositelnost údajů,
  • námitku proti zpracování.

Jsme-li u konkrétních dat zpracovatelem, žádost vyřizujeme ve spolupráci se správcem (uživatelem) a podle jeho pokynů.

Zpracovatelská smlouva (DPA)

Uživateli poskytujeme zpracovatelskou smlouvu ke stažení — ne až na vyžádání po podpisu. Smlouva jmenuje subdodavatele a upravuje způsob zpracování. Vyžádat si ji můžete na /kontakt.

Cookies a analytika

Web měříme analytikou bez cookies, takže vás nehoní cookie lišta. Podrobnosti na /cookies.

Kontakt pro ochranu údajů

S dotazy k ochraně osobních údajů a s uplatněním práv se obraťte na /kontakt (vyhrazený e-mail, např. [email protected], a případného pověřence doplníme).

Dozorový úřad

Máte-li za to, že zpracováním jsou dotčena vaše práva, můžete se obrátit na dozorový úřad — Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Správce (poskytovatel služby)

Digifon s.r.o.
IČO: 000 00 000 (doplníme)
se sídlem [doplníme]
kontakt: viz /kontakt

Hlasovou službu a přidělování čísel zajišťujeme ve spolupráci s partnerským operátorem registrovaným u ČTÚ. Digifon je značka a aplikace, ne poskytovatel veřejné komunikační sítě.