Ordinace, kliniky, salony a fitness
Objednávky chodí telefonem i přes WhatsApp, na recepci se střídá víc lidí a dohledat, co bylo s klientem domluveno, zabere půl dopoledne. Digifon dá recepci jednu sdílenou schránku a historii u každého klienta.
Situace z provozu
Kde vám u okénka vázne komunikace
Zvoní to během ošetření, nemá kdo zvednout
Sestra asistuje u křesla, recepční má u okénka pacienta. Telefon vyzvání do prázdna. Kdo se nedovolá, napodruhé to nezkusí — objedná se jinam.
Na recepci se střídají dva tři lidé
Ranní směna domluví termín, odpolední o něm neví. „Volala jsem minulý týden, paní mi slíbila…" — a nikdo netuší která paní a co slíbila. Vzniká z toho dohadování u pultu.
Objednávky chodí telefonem i přes WhatsApp
Někdo volá, jiný píše na WhatsApp, další přes SMS potvrzuje. Vzkazy jsou na papírku, v mobilu recepční i v hlavě. Dohledat, co bylo s klientem domluveno, zabere půl dopoledne.
Jak Digifon pomáhá
Recepce ví, co se domluvilo, i po střídání směn
Objednávky z telefonu i WhatsAppu v jedné schránce, kterou vidí každý na recepci.
- 01
Sdílená schránka pro celou recepci
Hovory, WhatsApp i SMS padají do jedné schránky, kterou vidí každý na recepci. Kdo nastoupí na směnu, hned vidí, co se přes den řešilo, a nemusí se nikoho doptávat.
- 02
Přiřazení a interní poznámky
Konverzaci přiřadíte konkrétní kolegyni, ať je jasné, kdo ji dořeší. K objednání připíšete interní poznámku — třeba že klientka chce jen dopolední termíny nebo že platí kartou — a vidí ji jen tým, ne klient.
- 03
WhatsApp na potvrzení a připomínku termínu
Termín potvrdíte a den předem připomenete přes WhatsApp z firemního čísla. Klient odpoví rovnou do stejné konverzace. Míň zapomenutých termínů a míň telefonování dokola.
Časté otázky
Můžeme na jednom čísle mít víc lidí na recepci najednou?
Ano, o to jde. Firemní číslo zvoní a píše se z něj celému týmu na recepci. Vidíte, kdo konverzaci zrovna vyřizuje, takže se nestane, že klientovi odepíšou dvě lidi nebo že o hovoru nikdo neví.
Jsme ordinace, jak je to s citlivými údaji pacientů?
Data ukládáme na infrastruktuře v EU a nahrávání hovorů má nastavitelný režim — hlášku na začátku, dobu uchování i mazání. Co přesně to znamená pro souhlas a uchování, rozepisujeme na stránce Bezpečnost a data. Právní titul a účel si nastavuje každé pracoviště podle svého; právní stanovisko nenahrazujeme.
Dohledáme zpětně, co bylo s klientem domluveno?
Ano. U každého čísla vidíte historii — kdy volal, co se domlouvalo, jaké termíny proběhly a jaké poznámky si k němu tým zapsal. Nová kolegyně se v tom zorientuje bez toho, aby obvolávala zbytek směny.
Nahráváte hovory automaticky?
Nahrávání není zapnuté „samo pro jistotu" — zapíná se vědomě a volající o něm slyší hlášku na začátku hovoru. Nastavíte i dobu, po kterou se záznam drží. Podrobnosti jsou na stránce Bezpečnost a data.
Ať se recepce nedohaduje, co komu slíbila
Připojíte svoje číslo, pozvete tým na recepci a objednávky z telefonu i WhatsAppu máte v jedné schránce s historií u klienta.